Qfor ProcessScan
Krijg dankzij een Qfor ProcessScan inzicht in de kwaliteit van uw interne processen. Dé basis voor een succesvolle organisatie met tevreden klanten!
Over de Qfor ProcessScan-audit
Tijdens deze Qfor-audit worden uw interne processen afgetoetst aan de indicatoren van de Qfor ProcessScan-norm. De norm is relevant voor alle organisaties actief op vlak van opleidingen, consulting en competentieversterking en toetst 3 grote domeinen af:
- De dienstverlening: o.a. de communicatie over uw activiteiten, behoefteanalyse, opdrachtomschrijving, -uitvoering, evaluatie en administratieve opvolging.
- De ressources: o.a. de aanwerving, permanente vorming en evaluatie van interne en externe medewerkers alsook de ingezette (im)materiële middelen.
- De organisatie: o.a. de verantwoordelijkheden en taakverdelingen, initiatieven rond continue verbetering, goed financieel bestuur, beheer van veiligheids- en cyberrisico's en initiatieven op vlak van duurzaamheid.
Op basis van een Qfor ProcessScan-doorlichting verkrijgt u inzichten die u kunnen helpen de werking van uw organisatie te optimaliseren.
De voordelen van het doorlopen van een Qfor ProcessScan-audit
- Objectieve kwaliteitscheck door een externe expert. Een onafhankelijke auditor houdt uw organisatie een spiegel voor met de beproefde Qfor ProcessScan-methodologie, specifiek ontwikkeld voor opleidings- en consultancyorganisaties.
- Ideeën om uw werking te verbeteren. De audit levert inzichten en inspiratie op om uw bedrijfsvoering, interne processen en klantgerichtheid verder te optimaliseren.
- Erkend en sterk kwaliteitslabel. Het Qfor-certificaat is een toonaangevend, erkend kwaliteitslabel en vormt een extra bewijs van kwaliteit en betrouwbaarheid voor uw klanten.
Voor wie is een Qfor ProcessScan interessant?
De Qfor ProcessScan is een diepgaande en objectieve analyse van de interne werking van een organisatie en is dus zeer waardevol voor kleine en grote bedrijven in competentieversterking, opleiding, development en consulting die hun werking en dienstverlening naar een hoger niveau willen tillen.
Ook voor (maatwerk)bedrijven in de sociale en circulaire sector zijn de audit en het certificaat een grote troef.
Meer weten over de Qfor ProcessScan? Uw Qfor-audit plannen?
Hoe verloopt de Qfor ProcessScan-audit?
De Qfor ProcessScan-audit omvat, na ondertekening van de auditovereenkomst, 5 fases:
Mapping van uw organisatieprofiel
Als voorbereiding op de eigenlijke audit vult u de Qfor DataScan in. Zo brengt u alle officiële gegevens en specifieke kenmerken van uw organisatie in kaart.
De doorlichting van processen
Tijdens het auditbezoek toetst de auditor af in welke mate de werking van uw organisatie beantwoordt aan de Qfor ProcessScan-norm. Dat gebeurt steekproefsgewijs aan de hand van documenten, systemen en interviews, met oog voor aantoonbaarheid en systematische implementatie van de indicatoren.
De rapportering
De auditor bundelt zijn of haar vaststellingen in een gedetailleerd rapport met de nodige aanwijzingen om uw werking te optimaliseren.
Het finale auditrapport bevat:
- een samenvatting van de vaststellingen
- een score per indicator
- feedback over de vaststellingen die ook tijdens de slotvergadering van de audit gedeeld werden.
De certificatie
Na het auditbezoek worden het auditdossier en de vaststellingen overgedragen aan de Certificatiecommissie. Die commissie zal uw dossier analyseren en een uitspraak doen over het auditresultaat. Bij positieve evaluatie behaalt u uw Qfor-certificaat.
De surveillance
Tussen de 14e en 22e maand na de initiële audit wordt een surveillance audit gepland. Tijdens deze audit wordt nagegaan in welke mate de werking van uw organisatie verder is geoptimaliseerd in relatie tot de vereisten van de kwaliteitsnorm Qfor ProcessScan.
Mogelijke resultaten van een Qfor ProcessScan-audit
- Positief resultaat: Uw organisatie behaalt of verlengt haar Qfor certificatie.
- Voorwaardelijk resultaat: Tijdens de audit werden een aantal werkpunten vastgesteld, maar deze zijn niet van die aard dat ze uw Qfor-certificatie in de weg staan. Uw organisatie behaalt het Qfor-certificaat onder voorwaarde van een surveillance audit binnen de periode die door de Certificatiecommissie wordt opgelegd. Na een surveillance audit met positief resultaat blijft de Qfor-certificatie behouden.
- Negatief resultaat: Uw organisatie voldoet niet aan de vereisten van de norm en behaalt de Qfor-certificatie niet. Een complementaire audit kan plaatsvinden binnen drie maanden om na te gaan of de elementen die de Qfor-certificatie in de weg stonden, zijn opgeheven.
U kunt te allen tijde een uitbreiding van uw Qfor-certificatie aanvragen. Na analyse van de context kan hiervoor een bijkomende audit plaatsvinden. Zodra uw Qfor-certificatie van kracht is, mag u gebruikmaken van het Qfor-logo dat door CertUp wordt aangeleverd en dit gedurende de volledige looptijd van uw certificaat. De voorwaarden voor het correcte gebruik van het Qfor-logo vindt u terug in het auditreglement. U kunt het Qfor-auditreglement vrijblijvend opvragen.
“De feedback die we tijdens de Qfor ProcessScan-audit ontvangen hebben, zal gebruikt worden om onze processen verder te finetunen. De audit en bijbehorende certificering vormen voor ons geen eindpunt maar veeleer een aanloop naar verdere professionalisering.”
“Een Qfor ProcessScan-audit geeft zicht op het kwaliteitsbeheer in de organisatie. Het laat toe verbeterpunten op te merken en intern voorstellen te maken om zaken anders aan te pakken. Een view van buitenaf zorgt ervoor dat je eens stilstaat bij andere zaken. Het helpt om de kwaliteit intern en extern maar ook de tevredenheid van de verschillende stakeholders te verhogen.”
“De Qfor ProcessScan audit is een héél leerrijke ervaring die de werking ten goede komt. De interne werking wordt in vraag gesteld waardoor de kwaliteit van de dienstverlening erop vooruitgaat.”
“De Qfor ProcessScan- audit heeft ervoor gezorgd dat onze organisatie nog meer structuur heeft gekregen aangezien alles meer gestroomlijnd wordt, alles volgens eenzelfde werkwijze moet verlopen. Ook heeft de audit onze valkuilen benoemd waar dan weer werkpunten tegenover staan.”
“De Qfor ProcessScan bood een fijne weerspiegeling van waar we de voorbije jaren op gewerkt hebben. Door de audit te doen hebben we nog eens een duidelijk beeld van de vooruitgang die we gemaakt hebben sinds de oprichting.”
Geldigheid van het Qfor ProcessScan-certificaat
Na een positieve Qfor ProcessScan doorlichting ontvangt u een kwaliteitscertificaat Qfor ProcessScan dat maximaal drie jaar geldig is.
Binnen deze periode vindt één surveillance audit plaats, doorgaans tussen de 14e en 22e maand. Wanneer de Qfor ProcessScan surveillance audit of uw vernieuwingsaudit gepland moet worden, nemen wij tijdig contact met u op. Zo blijft u uw certificatie en de voordelen voor uw klanten ononderbroken behouden.
