De geldigheidsperiode van de certificatie heeft een maximale duur van drie jaar.

Deze periode kan verkort worden indien zich één of meerdere van de hieronder beschreven elementen voordoen:

• de organisatie vraagt de certificatie te schorsen

• het managementsysteem van de organisatie heeft meermaals of op belangrijke wijze aan de verplichting van de certificatie niet beantwoord, met inbegrip van de verplichting van doeltreffendheid van het managementsysteem

• wijziging van de juridische vorm of van de juridische entiteit

• een fusie, een absorptie of een opsplitsing

• wijziging van de fysieke of morele persoon die de meerderheid van de stemrechten in handen heeft van de juridische entiteit waaronder de organisatie opereert 

• wijziging van het management van de organisatie of van de contactgegevens van de contactpersoon 

• wijziging van meer dan 50% van de consultants/trainers

• daling of stijging van de activiteitsgraad met meer dan 50% uitgedrukt in omzetcijfer, aantal dagen/uren en/of aantal klanten

• belangrijke wijzigingen aan het managementsysteem of processen van de organisatie

• wijziging van de aard van de activiteit 

• wijzigingen van de exploitatiezetels van de organisatie

• de solvabiliteit of de liquiditeit van de organisatie is zodanig aangetast dat ze de omstandigheden beïnvloedt waarin de dienstverlening aan klanten of de diensten van leveranciers plaatsvinden

• een professionele fout vastgesteld door een officiële instantie of een instantie waarmee de certificatie-instelling een samenwerkingsverband heeft, roept, zou deze gekend zijn, een twijfel op met betrekking tot de ethiek van de organisatie of haar uitvoeringscapaciteit.

Indien één of meerdere van de voorgenoemde wijzigingen voorkomt, verbindt de organisatie er zich toe de certificatie-instelling hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. De organisatie verwittigt de certificatie-instelling hiervan zo snel als mogelijk en ten laatste één maand na de wijziging. 

Indien de organisatie de scope van een bestaande certificatie wenst uit te breiden, vraagt de organisatie dit schriftelijk aan bij de certificatie-instelling.

Dit is ook het geval om de overdracht te vragen van een bestaande certificatie van een andere geaccrediteerde certificatie-intelling. Of indien de organisatie zijn bestaande certificatie wenst over te dragen naar een andere geaccrediteerdre certificatie-intelling. In de twee gevallen mag de certificatie niet geschorst zijn. De informatie die nodig is voor een transfert wordt gevraagd - in het eerste geval - og gegeven - in het laatste geval - zodat de transfert mogelijk wordt, volgens de bepalingen opgelegd door de geldende overeekomstige internationale normen.

De certificatie-instelling bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding. De Certificatiecommissie van de certificatie-instelling zal overgaan tot een bijkomend onderzoek op basis van de door de organisatie aangebrachte stavingselementen. Binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de nodige stavingselementen zal de Certificatiecommissie een beslissing nemen en dezeschriftelijk meedelen aan de organisatie.

Indien de termijn voor de kennisgeving niet gerespecteerd wordt of indien er geen of onvoldoende stavingselementen worden voorgelegd, behoudt de Certificatiecommissie zich het recht voor om de certificatie te schorsen of in te trekken.

Indien de Certificatiecommissie van mening is dat de wijziging niet van dien aard of omvang is dat het een impact heeft op de certificatie, kan de organisatie haar certificatie behouden. In het tegenovergestelde geval is de Certificatiecommissie bij machte om de certificatie te schorsen of in te trekken, of andere voorwaarden op te leggen. Dit kan bijvoorbeeld de uitvoering van een uitbreidingsaudit, of van een audit op zeer korte termijn of onaangekondigd (enkel van toepassing voor ISO-audits).

De geldigheidsperiode van de certificatie kan ook worden ingekort indien de organisatie haar jaarlijkse verplichting van het ondergaan van een toezicht en het actualiseren van de module DataScan niet nakomt. Wanneer de auditor tijdens de controles op de verplichte jaarlijkse update van de module DataScan vaststelt dat de organisatie haar meldingsplicht niet is nagekomen in de afgelopen periode, kan de Certificatiecommissie beslissen om bijkomende voorwaarden op te leggen of om de certificatie te schorsen of in te trekken.

De organisatie verbindt er zich toe om gedurende de volledige geldigheidsperiode van de certificatie de vragen van de certificatie-instelling te beantwoorden en de opgevraagde informatie aan te leveren. Indien de gevraagde informatie niet wordt aangeleverd, kan de certificatie worden geschorst of ingetrokken.

Begin van de geldigheidsperiode

De geldigheidsperiode van de certificatie vangt aan vanaf het moment waarop de Certificatiecommissie bevestigt dat de organisatie aan de vereiste criteria beantwoordt.

Indien de organisatie haar certificatie wil verderzetten na het beëindigen van de geldigheidsperiode, dient zij tijdig een aanvraag te doen voor hercertificatie. Hiervoor moet rekening worden gehouden met een gemiddelde doorlooptijd van drie maanden tussen het plannen van de audit en het auditbezoek. Een hercertificatie houdt een hercertificatie-audit in, hetgeen overeenstemt met een volledig nieuwe audit. De hercertificatie-audit vindt maximum 3 maand voor de vervaldag plaats.